Secrétaire médicale (métier, rôle - relation avec le médecin et ses patients)

Secrétaire médicale (fiche métier, rôle - relation avec le médecin et ses patients)


Une secrétaire médicale, c’est quoi?

La secrétaire médicale occupe une place centrale et essentielle au bon déroulement des activités liées aux professionnels de la santé. Que ce soit dans le domaine médical ou paramédical, la secrétaire médicale organise le lien entre le médecin, les patients, l’équipe soignante, l’institution de santé et le monde extérieur.

Son métier regroupe de nombreuses responsabilités administratives, l’organisation du planning du médecin ainsi que l’accueil, la réception et le suivi de la patientèle. En résumé, toutes les tâches d’une secrétaire médicale couplées à ses compétences sont d’une aide précieuse pour chaque médecin.

 

secretaire medicale belgique

Bien organiser son secrétariat médical est indispensable pour la bonne conduite de son activité professionnelle 

Que fait une secrétaire médicale en Belgique ? 

Un secrétariat médical présente de nombreux avantages pour un médecin, un cabinet médical, un cabinet dentaire, un groupement de spécialistes paramédicaux … Elle peut gérer une multitude de tâches et  allège la gestion du temps de toute votre équipe médicale. 

En tant que médecin ou spécialiste paramédical, vous êtes généralement très occupés. Votre emploi du temps est chargé, votre agenda est plus que rempli et les appels téléphoniques se multiplient. La secrétaire médicale a pour objectif de vous aider dans la gestion quotidienne de votre planning, la prise en charge des patients et la bonne conduite des dossiers médicaux et administratifs.

Voici un bref résumé des principales missions, activités, qualités et compétences d’une secrétaire médicale.

 

Secrétaire médicale : description des tâches 

La secrétaire médicale est le premier interlocuteur entre le patient et le corps médical

  • Elle se charge d’accueillir, orienter et rassurer la patientèle du médecin

  • Elle planifie les examens et la prise de rendez-vous médical par mail, téléphone et en direct (gestion des agendas et du planning de chaque médecin, rappels de consultation et annulation de rdv médical ...)

  • Elle tient le standard téléphonique (réponses aux demandes des patients, informer des horaires d’ouverture et fermeture, expliquer les procédures médicales du centre de santé …)

  • Elle est soumise au secret professionnel (secret médical) et fait preuve de confidentialité

 

La secrétaire médicale se charge des tâches administratives d’un établissement de santé

  • Elle crée et remplit les différents documents et dossiers médicaux des patients (tenus à jour, classés et archivés)

  • Elle rédige les comptes rendus de consultation et des réunions du corps médical

  • Elle rédige et transmet les bonnes informations à l’ensemble de l’équipe médicale (informations administratives, renseignements concernant la situation d’un patient …)

  • Elle gère la réception, la rédaction et la diffusion de tout le courrier médical (tenu à jour, classé et archivé)

  • Elle s’occupe de la gestion des commandes de matériel médical (vérification des stocks et aménagement du cabinet médical)

 

La secrétaire assistante médicale pour l’administration des soins

  • Elle prépare l’équipement médical nécessaire dans les salles de consultation

  • Elle dispose de connaissances médicales spécifiques en fonction du lieu où elle exerce son travail pour guider efficacement la patientèle du médecin

  • Elle peut exercer sa fonction au sein d’une maison médicale, un cabinet, un laboratoire, une maison de retraite ou encore dans le secteur de la fonction publique (hôpital, centre médico-social…)

Les compétences et qualités d’une secrétaire médicale en 2021

En plus d’avoir un vocabulaire médical développé pour bien guider et accueillir les patients, ses compétences impliquent de nombreuses qualités. Celles-ci favorisent la prestation de soins de santé avec la meilleure approche possible. Grâce à une solide formation de secrétaire médicale et à son expérience, ses compétences sont à la fois professionnelles et interpersonnelles.

Le rôle de la secrétaire médicale se couple aussi au sens de l’initiative et de la responsabilité. De plus, ce rôle continue d’évoluer chaque jour selon les nouvelles tendances de soins de santé ou encore les effets de la pandémie mondiale de coronavirus.

Nous pouvons regrouper les compétences d’une secrétaire médicale en 6 groupes :

  • Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (logiciel de gestion rendez-vous médical)

  • Maîtrise approfondie de la langue maternelle et connaissance d’autres langues (secrétaire médicale bilingue français - néerlandais en Belgique)

  • Capacités interpersonnelles et facilités de communication

  • Gestion et coordination de l’organisation médicale

  • La discrétion (ne pas divulguer les informations confidentielles de santé des patients)

  • Une écoute active en tant que premier interlocuteur des patients

Dans cette liste, les compétences les plus importantes d’une secrétaire médicale sont certainement la capacité d’écoute et la communication efficace en toutes circonstances. En effet, comme elle organise le lien entre le corps médical, les patients et le monde extérieur, il s’agit d’un savoir-être indispensable pour la bonne conduite de chaque procédure médicale. 

Ainsi, les secrétaires médicales compétentes communiquent avec respect et savent gérer un conflit et des situations difficiles. Elles encouragent la discussion au sein de l’équipe médicale et renforcent la confiance avec les patients. Elles savent rassurer et répondre aux différentes questions grâce à leur connaissances des termes médicaux.

 



L’établissement de santé favorise alors l’épanouissement de toute l’équipe médicale et la fidélisation de la patientèle sur le long terme.


 

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En résumé, quel est le rôle d’une secrétaire médicale? 

La secrétaire médicale occupe un rôle indispensable dans le milieu hospitalier, les cabinets médicaux et dentaires, les maisons médicales, le secteur public / privé et tout autre établissement de santé.  Il existe des débouchés dans tous les domaines.

Elle est donc un véritable bras droit du médecin généraliste ou des autres spécialistes de la santé (dermatologue, dentiste, gynécologue, ophtalmologue …). Elle peut exercer ses fonctions de secrétariat médical pour un médecin seul tout aussi bien que pour un groupement de praticiens.

Une secrétaire médicale est la première personne avec laquelle le patient interagit lorsqu'il visite ou appelle un centre de santé. Elle fixe le rendez-vous ou accompagne le patient chez le médecin. Elles constituent le premier lien important avant la prise en charge du patient par le spécialiste de la santé.

De plus, selon la structure de l'établissement et en particulier dans les petites cliniques privées, le rôle d’une secrétaire médicale consiste à rendre compte directement aux médecins et à fonctionner comme une assistante personnelle qui organise leur calendrier de travail et gère le planning de leurs agendas (notamment via la prise de rendez-vous médical en ligne) . Dans une organisation plus grande avec une structure organisationnelle plus complexe comme un hôpital, la secrétaire médicale peut relever du chef du service qui communique avec les médecins.

 

Description secrétaire médicale : études, formation & salaire 

La description d’une secrétaire médicale est passée du niveau de réceptionnistes possédant des connaissances médicales à des navigateurs de soins de santé à part entière. Grâce à leur formation, les secrétaires médicales peuvent accueillir et guider les patients vers le professionnel de la santé le plus approprié. Ainsi, elle réduit le gaspillage de temps et améliore les liens interpersonnels avec toute la patientèle. De plus, la relation de communication entre médecins et patients se voit améliorée et une réelle confiance s’installe de façon durable.


 

Quel niveau d’études pour une secrétaire médicale? 

Il existe plusieurs types de formations qui correspondent au niveau d’études requis pour être secrétaire médicale. Bien qu’il n’existe pas réellement de formation spécifique à ce niveau, les prérequis sont répartis en 3 niveaux différents:

  • Formation secondaire (technique de qualification)

  • Formation en supérieur (assistante de direction)

  • Formation de promotion sociale (employée de service, technicienne de bureau & assistante de direction option langues et gestion)


Quel est son diplôme ? 

Comme dit précédemment, il n’existe pas vraiment de diplôme spécifique reconnu pour le métier de secrétaire médicale. Néanmoins, il existe de nombreuses formations (à distance notamment) qui enseignent les bases de la gestion administrative et les compétences nécessaires pour accompagner un praticien dans son activité médicale de tous les jours.

 

Quel est son salaire? 

Le salaire moyen pour une secrétaire médicale en Belgique est de 31.000 € brut annuel. La fourchette des salaires se trouve, quant à elle, entre 27.000 et 41.000 € pour un montant brut sur toute une année. Tout dépend de l’évolution du poste de secrétaire médicale au fur et à mesure de sa carrière. 

 

Evolution d’une secrétaire médicale

Les débouchés sont nombreux dans tous les secteurs médicaux. En effet, elle peut être l’assistante de plusieurs types de professionnels de la santé. Entre autres, dans les plus grosses structures (hôpital, centre hospitalier ..), la secrétaire médicale peut évoluer vers un poste d’assistante de direction et ainsi devenir responsable de plusieurs tâches administratives.

 

Logiciel de gestion médical pour vous et votre secrétaire médicale : gagnez du temps et de l’argent 

Myconsultation.be est un logiciel de gestion médical qui optimise et libère du temps dans le planning de toute votre équipe médicale. Il accompagne le praticien et la secrétaire dans une optique de travail plus confortable grâce à des outils de nouvelle génération. Il s’adapte à votre pratique et toutes les fonctionnalités sont accessibles en 1 clic (rechercher un patient, placer un rendez-vous, trouver une disponibilité, préparer une consigne de pré-consultation …).

Que vous exerciez seul ou dans un groupement de spécialistes de la santé, avec ou sans secrétaire médicale ou télésecrétariat, Myconsultation.be répond à vos objectifs propres :

 

✅ Réduire le temps passé en secrétariat

✅ Développer votre patientèle & moderniser l'accueil et le suivi de votre patientèle

✅ Diminuer les coups de fils intempestifs et le temps accordé aux tâches non-urgentes 

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✅ De nombreux autres avantages

 

 

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L’ensemble des fonctionnalités de notre logiciel de gestion médical est prévu pour diminuer les coups de fils intempestifs et le temps passé pour la gestion de tâches non-urgentes. Les interactions liées à la prise de rendez-vous se font automatiquement.

Votre secrétaire gagne alors du temps et elle peut assurer un meilleur accueil et suivi des patients. De votre côté, en tant que médecin, vous vous sentirez également mieux accompagné dans la gestion administrative et l’évolution de votre activité médicale.

 

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Emanuel Dinca

Enthousiaste du monde digital et expert SEO pour Myconsultation.be. Je m'occupe de l'amélioration constante de l'expérience utilisateur sur la plateforme et de l'évolution de la visibilité en ligne des professionnels de la santé.

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