Télésecrétariat médical : faire le bon choix

Un télésecrétariat propose des services de permanence téléphonique médicale sur mesure pour une meilleure gestion des appels entrants et sortants. Une ou plusieurs secrétaires médicales s’occupent de l’accueil téléphonique pour un ou plusieurs médecins généralistes, médecins spécialistes, un cabinet médical ou tout autre établissement de santé. En plus de la prise en charge des appels téléphoniques et la prise de messages, le télésecrétariat peut également vous accompagner dans les tâches administratives propres au secteur médical.

En dehors des heures de consultation, votre secrétariat médical à distance peut rediriger les patients vers le médecin de garde local, le site internet d’un professionnel de la santé ou encore son agenda médical avec prise de rendez-vous en ligne.

NB: en tant que médecin généraliste ou groupement de plusieurs médecins, vos frais de télésecrétariat sont remboursés à hauteur de 50% grâce à une aide financière (Impulseo III).

Quels sont les services d'un télésecrétariat médical?

Les services d’un télésecrétariat médical allègent votre quotidien. Ainsi, vous pouvez mieux vous concentrer sur votre activité et l'accueil de vos patients. Le volume d’appels téléphoniques et la gestion de votre agenda sont externalisés.

Vous n’êtes donc pas dérangé durant vos heures de consultation et votre patientèle bénéficie de soins de santé de qualité avec une prise en charge rapide. Myconsultation.be vous met en contact avec différents services de télésecrétariat médical en ligne et vous aide dans le choix d’une offre personnalisée pour votre activité (médecin, kiné, dentiste, dermatologue etc.)

 

Un télésecrétariat médical en Belgique en 2021

Une jeune femme qui travaille dans un télésecrétariat médical gère les appels entrants d'un cabinet médical situé en Belgique
De plus en plus de médecins font appel à un télésecrétariat pour la gestion de leur permanence téléphonique



Permanence téléphonique

Externaliser les appels téléphoniques entrants en fonction de vos besoins spécifiques (jours ouvrables, 7 jours sur 7, de 8 à 18h ..)

Paramétrer des messages personnalisés, enregistrer la prise de messages et transmettre vos consignes (contacter le médecin de garde, prendre rendez-vous en ligne, consulter votre site internet, visites à domicile …)

 


Agenda médical en ligne

Les télésecrétaires médicales encodent directement les prises de rendez-vous de vos patients dans votre agenda 

Un agenda médical innovant, performant, interactif et 100% personnalisable (accessible sur toutes les plateformes par vos patients, secrétaires et vous-même)

Une patientèle qui peut prendre rendez-vous en ligne sur votre fiche WEB référencée sans coups de fil et ainsi diminuer vos frais de secrétariat

 


Gestion administrative du cabinet médical

Si vous avez déjà une secrétaire au sein de votre cabinet, un télésecrétariat médical va alléger son emploi du temps et elle pourra mieux assurer la gestion des tâches administratives (gestion du courrier, mails, comptes rendus de consultations …). Les patients bénéficient à leur tour d’un meilleur accueil et suivi.

Si vous n’avez pas de secrétaire médicale, un télésecrétariat peut vous accompagner dans la gestion administrative de votre cabinet

 


Offre personnalisée

 



En fonction de vos besoins spécifiques, Myconsultation.be vous propose une offre sur mesure pour moins de tâches administratives et plus de confort de travail


 

Un télésecrétariat médical adapté pour votre propre activité

Un agenda en ligne innovant,performant et disponible 24h/24

✅ Création de votre espace WEB pour une visibilité optimale sur Internet

✅ Un système automatisé pour moins de tâches non-urgentes et plus de temps pour vous 



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Quels sont les avantages d'un télésecrétariat?

À condition de bien choisir et de bien organiser sa solution, un télésecrétariat médical présente de nombreux avantages pour faciliter la gestion de votre cabinet médical.

  • Plus d'appels intempestifs

  • Les télésecrétaires sont de plus en plus expérimentées

  • Un télésecrétariat accompagne le patient dans ses démarches et cela transmet une image de qualité pour votre cabinet

  • Vous ne devez pas investir dans du matériel et des locaux

  • Le prix d’un service de permanence téléphonique est à la carte et vous pouvez bénéficier de tarifs avantageux

Il s’agit donc d’une solution de gestion économiquement avantageuse. Vous allégez votre temps consacré à la gestion administrative et seul le travail effectué est facturé. Vous pouvez donc moderniser votre approche et réduire vos factures en filtrant les appels reçus avec des messages personnalisés.

Par exemple, si vous avez une solution de prise de rendez-vous en ligne et qu’un patient fait appel à votre télésecrétariat médical pour fixer un RDV, vous pouvez le rediriger vers votre agenda en ligne en amont. Ainsi, vous évitez des charges inutiles à l’heure où de plus en plus de patients deviennent adeptes de la digitalisation du secteur de la santé .

 


Les télésecrétaires médicales et leurs différentes structures

Vous avez sans doute tous déjà entendu parler d’une solution de prise de rendez-vous en ligne couplée avec un service de télésecrétariat médical. À l’heure de la digitalisation, le domaine de la santé voit lui aussi apparaître de nouvelles organisations, aussi diverses les unes que les autres.

En tant qu’élément central de la communication de vos patients avec votre cabinet médical, il est donc important de faire le bon choix.

La bonne prise en charge de vos patients est primordiale dès les premières secondes d’un coup de fil. Par conséquent, la gestion du temps de votre secrétariat joue un rôle majeur pour la disponibilité et la qualité de réponse que vous apportez à votre patientèle. 

 


Alors, comment bien choisir son télésecrétariat médical en Belgique?

 

Conseils de confrères 

Avant toute chose, nous vous conseillons alors de vous appuyer sur l’expérience de vos confrères avec les différentes solutions. Ainsi, en tenant compte de leur activité spécifique, vous pourrez avoir une première idée de la réalité du terrain et des services existants.

La gestion de votre activité n’est pas une chose à prendre à la légère. Il vaut donc mieux demander conseil au corps médical expérimenté ayant déjà travaillé avec un télésecrétariat.

 


Un télésecrétariat digital 

Entre autres, veuillez prendre en compte également la digitalisation des différentes pratiques. La grande majorité des patients assume aujourd’hui rechercher des informations médicales sur Internet et deviennent adeptes de l’E-santé. Les ressources digitales peuvent vous positionner en tant qu’expert de votre domaine.

Il est donc aussi nécessaire de développer sa visibilité en ligne. Ainsi,vous pouvez élargir et continuer la relation avec votre patientèle à l’aide de la trousse à outils numérique mise à votre disposition.

En combinant les conseils basés sur l’expérience de vos confrères avec le terrain évolutif qui digitalise la santé, vous aurez toutes les clés en main pour choisir un télésecrétariat médical qui correspond à vos critères. 

De plus, le partage de ces conseils vous permettra de réduire vos factures liées à ce service. En effet, vous n’êtes pas obligés de dépendre uniquement d’un secrétariat pour gérer tous vos appels, tâches administratives et plannings de rendez-vous.

Vous pouvez réduire cette codépendance avec de nombreux autres services adaptés à votre activité médicale.

 


Une approche locale 

Les services à distance sont disponibles dans chaque région de Belgique. Que vous exerciez votre pratique à Liège ou Bruxelles, cela n’aura aucun impact sur la qualité de la prestation de services de télésecrétariat.

Néanmoins, il est préférable de garder une approche la plus locale possible pour bénéficier d’un service client et d’un accompagnement sans complications

Imaginez vous avec un éventuel problème sur votre agenda en ligne ou au niveau du filtrage d’appels de votre télésecrétariat. Il faut régler ce problème aussi vite que possible. Vous ne pouvez pas vous permettre des délais inutiles. 

Certes, vous pouvez externaliser vos appels entrants et la gestion de vos rendez-vous, mais pas trop loin. Dans ce cas, le service client ou encore l’équipe technique délocalisée dans un autre pays peut vous réserver de mauvaises surprises.

 


Un télésecrétariat médical en accord avec votre budget 

Les tarifs d’un télésecrétariat médical diffèrent d'un service à un autre. En règle générale, le coût moyen d’un appel peut varier entre 0,5 € et 2€. Cela dépend du type de facturation (au temps passé, un forfait d’appel avec des volumes différents, prix fixe par appel etc.)  et des éventuels frais supplémentaires. 

Pour vous permettre d’avoir une vue d’ensemble, nous avons réalisé une étude de cas  dans le but de comparer les différents tarifs des solutions de (télé)secrétariat. Ainsi, vous pouvez bâtir votre propre avis sur les différents rapports qualité/prix.

 


telesecretariat medical tarif
Une étude de cas réalisée par Myconsultation.be sur les tarifs d'un télésecrétariat médical en Belgique en 2021


 


Comment Myconsultation peut vous aider?

Notre équipe vous accompagne dans le choix de la solution la plus adaptée à vos besoins. Nous pouvons faire appel à nos partenaires et vous faire bénéficier de tarifs préférentiels. 

Acteurs de la digitalisation de la santé, nous proposons également d'autres services personnalisés. Nous sommes une équipe dynamique et locale, située à Liège. De nombreux médecins nous font confiance avec le planning de leurs agendas en ligne, leurs outils de communication et la visibilité sur le WEB (création de sites internet, référencement naturel, optimisation du Google My Business …). 

 


On vous aide dans le choix d'un télésecrétariat adapté à votre activité

Plusieurs options sont possibles. Vous pouvez faire appel à une structure locale. Cela aura comme avantage d’accentuer la proximité avec vos patients. Néanmoins, le temps d’attente risque d’être plus long au vu de l’effectif de télésecrétaires médicales.

Vous pouvez également choisir une plus grosse structure, un call-center à grande échelle. Dans ce cas, le temps d’attente est réduit mais le contact téléphonique peut être interprété comme impersonnel au vu du plus grand nombre de clients (cabinets médicaux, établissements de santé …)

Finalement, vous avez le choix d’une télésecrétaire médicale indépendante. Le sentiment de proximité et l’approche beaucoup plus personnelle seront présents. Cependant, la secrétaire peut vite se retrouver débordée sous la contrainte économique qui l’encourage à augmenter son portefeuille de clients.

Il n’existe donc pas de solution magique. Pour cela, avançons les propos suivants :

 


 

Allégez la codépendance liée au télésecrétariat médical et diminuez la charge sur vos factures

Filtrez les appels et modernisez votre activité en 5 étapes  

 

✅  Filtrez les appels entrants et améliorez l’accueil de vos patients

Traiter les demandes urgentes, laisser une consigne et transférer le patient vers le site internet ou l’agenda en ligne


✅ Offrez à vos patients et secrétaire(s) des outils innovants

Rappels, modifications, annulations de rendez-vous et demandes d’informations peuvent être automatisés sans passer par des appels téléphoniques


✅ Modernisez votre relation avec votre patientèle sur Internet

Votre visibilité en ligne et les nouveaux outils numériques comptent pour une patientèle de plus en plus adepte de l’E-santé


✅ Externalisez vos tâches et gagnez en confort

Et du temps pour vous consacrer à 100% à votre coeur d’activité, l’accueil et le suivi de vos patients


✅ Organisez votre (télé) secrétariat et économisez de l’argent

Choisissez une solution adaptée à votre activité médicale (secrétariat, télésecrétariat médical, logiciel de gestion ..)


 

Combiner votre télé(secrétariat) avec un logiciel de gestion médical

Notre solution Myconsultation.be s’adapte à vos besoins. En combinant notre agenda en ligne avec un service de télésecrétariat médical, vous pouvez d’avantage simplifier votre quotidien et alléger votre facturation.

Notre équipe vous aide à tout mettre en place. Actuellement, nous vous faisons bénéficier d’une période de test de 30 jours pour vous convaincre par vous même de la qualité de nos services. Si vous n’êtes pas satisfait au bout des 30 jours d’essai, nous vous remboursons 100% de votre investissement.

 

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Emanuel Dinca

Enthousiaste du monde digital et expert SEO pour Myconsultation.be. Je m'occupe de l'amélioration constante de l'expérience utilisateur sur la plateforme et de l'évolution de la visibilité en ligne des professionnels de la santé.

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